ePodateľňa DCOM - Kompletný popis obrazoviek

🏠 Zoznam spisov

Čo je to za obrazovku

Toto je vaša hlavná pracovná plocha v ePodateľni. Tu nájdete a spravujete všetky spisy vo vašej obci.

Ako sa sem dostanete

Po prihlásení do ePodateľne sa dostanete automaticky na túto obrazovku, alebo kliknite na "Zoznam" v ľavom menu.

Čo vidíte na obrazovke

Horná lišta (ovládacie prvky):

• Číslo 9 - Menu môžete zobraziť alebo skryť
• Číslo 10 - Prepínanie medzi modulmi DCOM
• Obec/mesto - pod ktorou pracujete
• Číslo na callcentrum - pre technickú podporu
• Číslo 1 - Infopanel s akciami (napr. tlač dokumentov)
• Číslo 2 - Vytvorenie tiketu na technical support
• Číslo 3 - Báza znalostí s návodmi a príručkami
• Číslo 4 - Návrat na úvodnú obrazovku DCOM
• Číslo 5 - Správa používateľa a oprávnení

Rýchle vyhľadávanie (prednastavené filtre)

Číslo 6 - Vyhľadávanie: Môžete hľadať podľa rôznych kritérií

Číslo 7 - Prednastavené filtre:

• Moje spisy - len vaše otvorené spisy
• Zberné spisy - všetky zberné spisy obce
• Všetky spisy - kompletný prehľad všetkých spisov obce

Pokročilé vyhľadávanie

Stav spisu: Môžete filtrovať podľa stavu (otvorený/zatvorený)

Druh spisu: Kategorizácia podľa typu konania

Základné údaje:

• Číslo spisu - registratúrne číslo
• Vec - o čom spis je

Hybridný spis: Označenie pre spisy synchronizované s ISO Registratúrou

Riešiteľ: Filter podľa zodpovednej osoby

Konanie (pre správne konania):

• Typ konania - druh správneho konania
• Stav konania - fáza konania

Dátumové filtre:

• Od - začiatok obdobia
• Do - koniec obdobia

Účastník: Vyhľadávanie podľa účastníkov konania

Výsledky vyhľadávania

Tabuľka spisov obsahuje:

• Akcie - ikony pre zobrazenie a úpravu spisu
• Atribúty - typ spisu (O = otvorený, U = uzavretý, Z = zberný)
• Číslo spisu - registratúrne číslo
• Vec - vecný obsah spisu
• Dátum vytvorenia - kedy bol spis založený
• Vlastník - zodpovedný riešiteľ

📄 Nový dokument

Čo je to za obrazovku

Tu vytvárate nové úradné dokumenty - rozhodnutia, oznámenia, úradné listy. Je to váš digitálny "písací stôl".

Ako sa sem dostanete

Tri spôsoby:

1. Z intranetu obce - kliknite na odkaz "Nový dokument"
2. Z menu ePodateľne - vyberte "Dokumenty" → "Nový dokument"
3. Z konkrétneho spisu - tlačidlo "Nový dokument" (automaticky sa zaradí do toho spisu)

Krok za krokom: Vytvorenie dokumentu

Krok 1: Základné údaje

• Vyberte typ dokumentu (rozhodnutie, oznámenie, iné)
• Ak nemáte ISO Registratúru, zadajte registratúrne číslo manuálne
• Vyplňte predmet a popis

Krok 2: Výber formulára Systém vám ponúkne tieto možnosti:

Všeobecné rozhodnutie bez doručenky

• Pre štandardné doručovanie do aktívnej elektronickej schránky

Úradný list s fikciou doručenia

• Ak adresát nepotvrdí doručenie do 15 dní, považuje sa za doručené

Rozhodnutie v správnom konaní s doručenkou

• Ak adresát nepotvrdí doručenie do 15 dní, považuje sa za nedoručené

Rozhodnutie pre miestne dane a poplatky

• Špeciálny typ pre daňové konania

Krok 3: Zaradenie do spisu

• Existujúci spis - vyberte zo zoznamu
• Nový spis - vytvorte nový spis
• Rozpracovaný - uložte mimo spisu na neskôr

Krok 4: Detaily rozhodnutia (len pre rozhodnutia)

• Dátum vydania
• Možnosť odvolania a lehoty
• Spôsob výpočtu lehôt

Obrazovka je rozdelená na sekcie

Dokument:

• Základné údaje
• Detaily rozhodnutia (len pre rozhodnutia)

Spis:

• Zaradenie do spisu

🔍 Zoznam dokumentov

Čo je to za obrazovku

Tu vyhľadávate všetky dokumenty vo vašej obci. Je to ako "archív" všetkých úradných dokumentov.

Ako sa sem dostanete

Kliknite na "Dokumenty" → "Zoznam dokumentov" v ľavom menu.

Prednastavené filtre

• Moje dokumenty - len vaše vytvorené dokumenty
• Všetky dokumenty - kompletný prehľad za obec

Krok za krokom: Vyhľadávanie dokumentu

Krok 1: Vyberte zdroj dokumentu

• Prijatý - dokumenty od občanov/firiem (zobrazí sa pole "odosielateľ")
• Vytvorený - dokumenty vytvorené obcou (zobrazia sa polia "autor" a "adresát")

Krok 2: Zadajte vyhľadávacie kritériá

• Vec - predmet dokumentu
• Typ dokumentu - rozhodnutie, oznámenie, atď.
• Registratúrne číslo - presné číslo dokumentu
• Číslo spisu - spis, do ktorého patrí
• Riešiteľ spisu - zodpovedná osoba
• Stav dokumentu - rozpracovaný, finálny, atď. (môžete vybrať viacero)
• Autor/adresát - závisí od zdroja dokumentu
• Prístupnosť - prístupný/neprístupný
• Dátumové rozpätie - od/do

Krok 3: Kliknite "Hľadať"

Výsledky vyhľadávania

V tabuľke uvidíte:

• Akcie - ikony pre zobrazenie detailu
• Atribúty - zdroj a dátum (prejdite myšou pre detaily)
• Stav dokumentu - aktuálny stav
• Odkaz na spis - kliknite pre zobrazenie spisu
• Detail osoby - odosielateľ/adresát

Stavy dokumentov nezaradených do spisu

• Rozpracovaný - ešte sa dokončuje
• V registrácii - čaká na zaregistrovanie
• V schvaľovaní - čaká na schválenie
• Finálny - v procese odovzdania

Tip

Po zobrazení detailu dokumentu zostane váš filter aktívny. Pre nové vyhľadávanie kliknite "Reset filtra".

📎 Zoznam príloh

Čo je to za obrazovku

Tu nájdete všetky prílohy k dokumentom. Užitočné, keď hľadáte konkrétnu prílohu, ale neviete, k akému dokumentu patrí.

Ako sa sem dostanete

Kliknite na "Dokumenty" → "Zoznam príloh" v ľavom menu.

Ako vyhľadávať prílohy

Filtre pre vyhľadávanie:

• Názov prílohy - zadajte časť názvu súboru
• Typ súboru - PDF, Word, Excel, obrázok...
• Registratúrne číslo dokumentu - ak viete číslo dokumentu
• Dátum pripojenia - kedy bola príloha pridaná

Praktické využitie

• Hľadanie stratených príloh
• Kontrola, či ste pripojili všetky potrebné dokumenty
• Rýchle nájdenie konkrétneho súboru

📬 Zásielky

Čo je to za obrazovku

Tu spravujete všetky dokumenty určené na odoslanie. Vidíte ich stav a môžete s nimi pracovať jednotlivo alebo hromadne.

Ako sa sem dostanete

Kliknite na "Dokumenty" → "Zásielky" v ľavom menu.

Dôležitý filter na začiatku

Vyberte druh zásielok:

• Zásielky - tie, ktoré nie sú v žiadnej dávke
• Zásielky v dávke - už zaradené do dávky
• Všetky - kompletný prehľad

⚠️ Dôležité: Tento filter vám pomôže vyhnúť sa chybám pri práci s dávkami.

Vyhľadávanie zásielok

Filter podľa typu dokumentu:

• Rozhodnutie dane a poplatky
• Rozhodnutie v správnom konaní
• Rozhodnutie vo veci
• Rozhodnutie o zastavení/prerušení
• Oznámenie, Iné

Filter podľa stavu doručenia:

• Čaká na odoslanie - pripravené na odoslanie
• Odoslaná - úspešne odoslané
• Doručená - potvrdené doručenie
• Nedoručená - nepodarilo sa doručiť

Ďalšie filtre:

• Adresát - konkrétna osoba
• Vec - predmet zásielky
• Lokalita - obec/mesto, časť obce, ulica
• Čísla - súpisné/orientačné číslo
• Dátumy - vytvorenia, rok
• Reg. číslo - registratúrne číslo

Čo môžete robiť so zásielkami

Jednotlivo s každou zásielkou:

• Zmeniť stav doručenia
• Zadať dátum odoslania/doručenia
• Pridať do dávky alebo odstrániť z dávky

Hromadne s vybranými zásielkami:

• Vytvoriť listinný rovnopis - pre tlač
• Vytvoriť tlačové zostavy - hromadná tlač
• Vytvoriť novú dávku - zoskupiť podobné zásielky
• Pridať do existujúcej dávky

Praktické využitie

Ideálne pre hromadné rozoslanie podobných dokumentov - daňové rozhodnutia, povolenia, oznámenia.

📦 Dávky

Čo je to za obrazovku

Tu spravujete hromadné výbery zásielok. Systém zlúčil zásielky podľa vašich kritérií do jednej dávky, s ktorou môžete efektívne pracovať.

Ako sa sem dostanete

Kliknite na "Dokumenty" → "Dávky" v ľavom menu.

Kedy použiť dávky

Ideálne pre:

• Hromadné rozoslanie daňových rozhodnutí
• Zasielanie povolení rovnakého typu
• Oznámenia pre všetkých obyvateľov jednej ulice
• Korešpondenciu s rovnakým dátumom odoslania

Čo môžete robiť s celou dávkou

Hromadné operácie:

• Vytvoriť listinný rovnopis - pre všetky zásielky naraz
• Vytvoriť tlačové zostavy - hromadná tlač
• Zadať dátum odoslania - rovnaký pre všetky
• Zadať dátum doručenia - ak boli všetky doručené v ten istý deň

Úprava dávky:

• Pridať ďalšie zásielky
• Odstrániť zásielky z dávky
• Rozdeliť dávku na menšie časti

Výhoda dávok

Ušetrí vám hodiny práce pri spracovaní desiatok alebo stoviek podobných dokumentov. Namiesto jednotlivého klikania spracujete všetko naraz.

💼 Hromadná finančná kontrola

Čo je to za obrazovku

Tu vytvárate základnú finančnú kontrolu z daňových rozhodnutí. Systém automaticky vygeneruje potrebné dokumenty.

Ako sa sem dostanete

Kliknite na "Finančná kontrola" → "Hromadná finančná kontrola" v ľavom menu.

Kto môže používať

Základné oprávnenia:

• Môžete vytvoriť kontrolu zo svojich rozhodnutí

Rozšírené oprávnenia (len schvaľovateľ):

• Môže meniť úradníka
• Môže vykonávať kontrolu aj z rozhodnutí iných kolegov

Krok za krokom: Vytvorenie finančnej kontroly

Krok 1: Výber rozhodnutí

• Systém zobrazí len právoplatné alebo vykonateľné rozhodnutia
• Označte rozhodnutia, z ktorých chcete vytvoriť kontrolu
• Kliknite "Vytvoriť krycí list"

Krok 2: Vyplnenie údajov

• Štatutárny orgán - starosta alebo ním poverený vedúci
• Osoba zodpovedná za FK - vyberte z pracovníkov úradu
• Obdobie kontroly - za aké obdobie robíte kontrolu
• Názov dokumentu - popis finančnej kontroly

Krok 3: Potvrdenie

• Kliknite "Potvrdiť"
• Systém vygeneruje PDF krycieho listu
• Dokument sa automaticky stiahne a uloží

Dôležité informácie

Kedy sa rozhodnutia zobrazia: Rozhodnutia sa zobrazujú až po nadobudnutí právoplatnosti.

• Príklad: Rozhodnutie nadobudne právoplatnosť 10.6.2021 → zobrazí sa až po tomto dátume
• Občan má čas na odvolanie do 30.6.2021 → preto sa nezobrazuje skôr

Automatické funkcie po vytvorení:

• Systém zapíše dátum FK do záznamu v ePodateľni
• Pridá atribút "FK" do spisu
• Pošle notifikáciu do modulu DaP

Tip

Po vykonaní finančnej kontroly sa rozhodnutia už vo výbere nezobrazujú - zabráni to duplikátom.

🗂️ Krycie listy

Čo je to za obrazovku

Tu spravujete krycie listy pre listinné zasielanie dokumentov poštou. Každý krycí list obsahuje správnu adresu a identifikáciu zásielky.

Ako sa sem dostanete

Kliknite na "Dokumenty" → "Krycie listy" v ľavom menu.

Automatické generovanie

Kedy sa vytvárajú:

• Pri odosielaní dokumentov poštou
• Pri vytváraní finančnej kontroly
• Pri hromadnom spracovaní zásielok

Čo obsahuje krycí list:

• Správna adresa adresáta
• Identifikácia zásielky
• Registratúrne údaje
• Dátum vytvorenia
• Meno používateľa, ktorý ho vytvoril

Praktické využitie

Nemusíte manuálne písať adresy na obálky - všetko je pripravené na tlač a odoslanie. Jednoducho vytlačíte a podpíšete.

📋 Evidencia

Čo je to za obrazovku

Tu máte prehľad všetkých zaručených konverzií, ktoré ste vytvorili. Zaručená konverzia mení formát dokumentu tak, aby spĺňal požadované štandardy.

Ako sa sem dostanete

Kliknite na "Dokumenty" → "Evidencia" v ľavom menu.

Čo vidíte v evidencii

Pre každú konverziu:

• Dátum vytvorenia - kedy bola konverzia spustená
• Typ dokumentu - aký formát bol konvertovaný
• Stav konverzie - úspešná/neúspešná
• Podrobnosti chýb - ak sa vyskytli problémy

Kedy potrebujete konverziu

Typické situácie:

• Zmena formátu pre elektronické podpisovanie
• Príprava dokumentov na archiváciu
• Konverzia pre zasielanie cez ÚPVS
• Prevod zo starších formátov na nové štandardy

Tip

Pravidelne kontrolujte evidenciu, aby ste včas zistili neúspešné konverzie a mohli ich opakovať.

⚠️ Nespracované správy

Čo znamená číslo v zátvorke

Číslo (napr. 196) ukazuje, koľko správ sa nepodarilo automaticky spracovať. Tieto správy sa stiahli zo Slovensko.sk, ale systém ich nemohol zaradiť do procesu.

Prečo sa to stáva

Najčastejšie príčiny:

• Chýbajú povinné údaje na registráciu
• Nesprávny formát podania
• Problém s dátovou schránkou odosielateľa
• Poškodený alebo neúplný súbor
• Nerozpoznaný typ dokumentu

Krok za krokom: Spracovanie správy

Krok 1: Otvorte detail správy

• Kliknite na konkrétnu nespracovanú správu
• Prečítajte si chybové hlásenie

Krok 2: Identifikujte problém

• Skontrolujte, či nie sú chýbajúce údaje
• Overte formát príloh
• Pozrite si obsah podania

Krok 3: Doplňte chýbajúce údaje

• Prideľte registratúrne číslo
• Vyberte správny typ dokumentu
• Doplňte povinné atribúty

Krok 4: Zaraďte do spisu

• Vyberte existujúci spis alebo vytvorte nový
• Prideľte riešiteľa

Krok 5: Dokončite registráciu

• Skontrolujte všetky údaje
• Potvrďte spracovanie

Dôležité

Systém nevytvorí úlohu na registráciu, kým nevyriešite všetky problémy. Tieto správy môžu obsahovať dôležité podania, preto ich riešte prioritne.

📤 Nestiahnuté správy

Čo znamená číslo v zátvorke

Číslo (napr. 1) ukazuje, koľko správ sa systému vôbec nepodarilo stiahnuť zo Slovensko.sk do DCOM.

Prečo sa to stáva

Technické problémy:

• Výpadok internetového pripojenia
• Problém so servermi ÚPVS
• Poškodená správa na serveri Slovensko.sk
• Prekročené limity sťahovania
• Problém s autorizáciou dátovej schránky

Krok za krokom: Riešenie problému

Krok 1: Základná kontrola

• Skontrolujte internetové pripojenie
• Overte, či funguje váš prístup do ÚPVS

Krok 2: Pokus o opätovné stiahnutie

• Kliknite na "Znovu stiahnuť"
• Počkajte na dokončenie procesu

Krok 3: Ak problém pretrváva

• Zapíšte si čísla problémových správ
• Skontrolujte, či nejde o systémovú poruchu ÚPVS
• Kontaktujte technickú podporu cez Service desk

Krok 4: Dokumentácia

• Zaznamenajte si čas problému
• Urobte screenshoty chybových hlásení

Dôležité upozornenie

Tieto správy sa môžu týkať dôležitých podaní občanov. Riešte ich prioritne a pravidelne kontrolujte ich stav.

🚀 Odosielané správy

Čo je to za obrazovku

Tu sledujete správy, ktoré sa práve odosielajú cez ÚPVS. Proces prebieha normálne v rámci štandardného času.

Ako sa sem dostanete

Kliknite na "ÚPVS" → "Odosielané" v ľavom menu.

Čo vidíte na obrazovke

Informácie o odosielaných správach:

• Zoznam správ v procese odosielania
• Čas začatia odosielania
• Adresátov správ
• Stav priebehu odosielania
• Typ dokumentu ktorý sa odosiela

Čo musíte robiť

Väčšinou nemusíte nič - len počkať, kým sa odosielanie dokončí.

Sledujte:

• Či sa správy presúvajú do stavu "odoslané"
• Či sa neobjavujú chybové hlásenia
• Či čas odosielania neprekračuje normálne limity

Ak sa niečo pokazí

Správy, ktoré trvajú príliš dlho, sa automaticky presunú do sekcie "Neodoslané" na ďalšie riešenie.

❌ Neodoslané/Nedoručené správy

Rozdiel medzi typmi problémov

Neodoslané správy:

• Nepodarilo sa ich odoslať z vašej strany
• Problém je vo vašom systéme alebo na ÚPVS
• Trvanie odosielania prekročilo štandardné doby

Nedoručené správy:

• Boli odoslané, ale neboli doručené adresátovi
• Problém je na strane adresáta alebo ÚPVS

Najčastejšie príčiny neodoslaných správ

Technické problémy:

• Chýbajúce povinné údaje pre registráciu
• Príloha nie je v správnom formáte (musí byť PDF A/1)
• Nesprávne nastavenie dokumentu
• Problém s dátovou schránkou obce

Obsahové problémy:

• Neúplné údaje o adresátovi
• Chýba elektronický podpis
• Nesprávny typ dokumentu

Najčastejšie príčiny nedoručených správ

Problémy adresáta:

• Nemá aktivovanú dátovú schránku
• Dátová schránka je plná
• Neprevzal správu v stanovenej lehote
• Nesprávne kontaktné údaje

Systémové problémy:

• Výpadok ÚPVS
• Problém s doručovaním

Krok za krokom: Riešenie problému

Krok 1: Identifikácia príčiny

• Kliknite na konkrétnu správu v zozname
• Prečítajte si podrobné chybové hlásenie
• Pozrite si detail dokumentu

Krok 2: Oprava problému

• Ak chýbajú údaje: Doplňte povinné informácie
• Ak je problém s formátom: Skontrolujte prílohy (musia byť PDF A/1)
• Ak je problém s adresátom: Overte jeho dátovú schránku

Krok 3: Opätovné odoslanie

• Opravte identifikovaný problém
• Kliknite "Odoslať znovu"
• Sledujte stav v sekcii "Odosielané"

Krok 4: Ak neviete príčinu

• Vytvorte ticket cez Service desk
• Pripojte screenshoty chybových hlásení
• Uveďte číslo dokumentu a dátum pokusu

Automatické upozornenia

Každé ráno dostanete e-mailovú notifikáciu so zoznamom neodoslaných správ z predchádzajúceho dňa.

Tip pre prácu

Pri nedoručených správach kliknite na link dokumentu - zobrazí sa kompletný detail doručovania vrátane všetkých dátumov a pokusov.

📊 Žiadosti (1x a dosť)

Čo je to za obrazovku

Tu sledujete všetky výpisy, ktoré ste žiadali od iných inštitúcií cez službu "1x a dosť". Nemusíte chodiť osobne na úrady - všetko vybavíte elektronicky.

Ako sa sem dostanete

Kliknite na "Výpisy 1x a dosť" → "Žiadosti" v ľavom menu.

Od ktorých inštitúcií môžete žiadať výpisy

Štátne inštitúcie:

• Kataster nehnuteľností - výpisy z listu vlastníctva
• Register trestov - výpis z registra trestov
• Ministerstvo školstva - potvrdenia o vzdelaní
• Finančná správa - daňové potvrdenia
• Sociálna poisťovňa - potvrdenia o dôchodkoch/dávkach
• Štatistický úrad - rôzne štatistické údaje
• Ďalšie inštitúcie podľa potreby

Čo vidíte v zozname žiadostí

Základné informácie:

• Vytvorené - dátum a čas odoslania žiadosti
• Posledná kontrola - kedy systém naposledy overil stav
• Názov výpisu - presný druh výpisu, ktorý ste žiadali
• Dotknutá osoba - občan, ktorého sa výpis týka
• Žiadateľ - kto výpis potrebuje (môže byť iný ako dotknutá osoba)

Informácie o spise:

• Názov spisu - v akom spise sa výpis nachádza
• Číslo spisu - kliknite naň a idete priamo k výpisu

Stavy vybavenia žiadosti

✅ Vybavená

• Výpis je hotový a uložený v príslušnom spise
• Môžete ho stiahnuť a použiť vo svojom konaní
• Systém vás automaticky upozornil na dokončenie

⏳ Čaká na odpoveď

• Žiadosť sa spracováva v príslušnej inštitúcii
• Nemusíte nič robiť, len čakať
• Systém pravidelne kontroluje stav

❌ Chyba

• Pri spracovaní sa vyskytol problém
• Musíte zasiahnuť a opraviť chybu

Krok za krokom: Riešenie chybnej žiadosti

Krok 1: Identifikácia problému

• Kliknite na červené hlásenie chyby v stĺpci "Stav vybavenia"
• Prečítajte si presný dôvod chyby

Krok 2: Analýza chyby Najčastejšie problémy:

• Chýbajúce osobné údaje dotknutej osoby
• Nesprávne zadané rodné číslo
• Nedostatočné oprávnenie na žiadanie výpisu
• Neaktívna služba u danej inštitúcie

Krok 3: Oprava a opätovné podanie

• Doplňte chýbajúce údaje
• Skontrolujte oprávnenia
• Podajte žiadosť znovu

Filtrovanie žiadostí

Môžete filtrovať podľa:

• Stavu vybavenia - len chybné, len vybavené, atď.
• Typu výpisu - konkrétny druh výpisu
• Dátumu vytvorenia - žiadosti z určitého obdobia
• Inštitúcie - len žiadosti na konkrétny úrad

Tipy pre efektívnu prácu

Pravidelná kontrola:

• Kontrolujte žiadosti aspoň raz denne
• Riešte chyby okamžite po objavení

Sledovanie lehôt:

• Niektoré výpisy majú obmedzenú platnosť
• Žiadajte včas pred potrebou v konaní

Dokumentácia:

• Výpisy sa automaticky ukladajú do spisu
• Sú súčasťou dokumentácie konania

Dôležité informácie

Platnosť výpisov:

• Niektoré výpisy majú obmedzenú platnosť
• Sledujte dátum vystavenia a použite ich včas

Oprávnenia:

• Výpisy môžete žiadať len v rámci svojej pôsobnosti
• Pre niektoré výpisy potrebujete súhlas dotknutej osoby

Dostupnosť:

• Niektoré výpisy sú dostupné len v určitých dňoch/hodinách
• Systém vás upozorní na dostupnosť služby