Modul ePodateľňa je všeobecný modul eGov služieb DCOM. Slúži ako základný administratívny systém úradníka obce, umožňujúci centrálne vedenie spisovej a dokumentovej agendy obce. Jeho základné funkcionality sú nasledovné:  Preberanie podaní resp. dokumentov, prijatých prostredníctvom rôznych kanálov (elektronické podanie, podanie s obsluhou, listinné podanie) Zaevidovanie dokumentov v registratúre obce Prideľovanie podaní príslušným riešiteľom Zaraďovanie prijatých dokumentov do spisov Posunutie relevantných podaní na agendové riešenie v špecifických agendových systémoch Evidenčné operácie nad spismi a dokumentmi (pridelenie inému riešiteľovi, editácia atribútov, vytváranie poznámok, presun dokumentov medzi spismi atď.) Vytváranie rozhodnutí alebo iných úradných dokumentov Schvaľovanie úradných dokumentov Odosielanie úradných dokumentov elektronicky, resp. evidovanie ich odoslania iným kanálom Evidovanie údajov o doručení Evidovanie údajov o konaniach (správnych alebo  iných): ich stavoch, lehotách, účastníkoch Evidovanie údajov viažúcich sa na rozhodnutie – možnosť odvolania, právoplatnosť a vykonateľnosť  Funkcionalita modulu ePodateľňa je orientovaná na prácu so spismi a dokumentmi. Na úrovni tohto modulu nie je podstatné, akých služieb sa spisy týkajú. Agendovo špecifické vybavovanie podaní k jednotlivým službám je riešené špecifickými modulmi eGov služieb DCOM. Na úrovni ePodateľne je spis chápaný všeobecne ako súbor dokumentov s prípadnými prílohami. Modul je teda možné využiť na riešenie ľubovoľnej agendy.

Základná funkcionalita

Modul ePodateľňa je všeobecný modul eGov služieb DCOM. Slúži ako základný administratívny systém úradníka obce, umožňujúci centrálne vedenie spisovej a dokumentovej agendy obce. Jeho základné funkcionality sú nasledovné:

• Preberanie podaní resp. dokumentov, prijatých prostredníctvom rôznych kanálov (elektronické podanie, podanie s obsluhou, listinné podanie)
• Zaevidovanie dokumentov v registratúre obce
• Prideľovanie podaní príslušným riešiteľom
• Zaraďovanie prijatých dokumentov do spisov
• Posunutie relevantných podaní na agendové riešenie v špecifických agendových systémoch
• Evidenčné operácie nad spismi a dokumentmi (pridelenie inému riešiteľovi, editácia atribútov, vytváranie poznámok, presun dokumentov medzi spismi atď.)
• Vytváranie rozhodnutí alebo iných úradných dokumentov
• Schvaľovanie úradných dokumentov
• Odosielanie úradných dokumentov elektronicky, resp. evidovanie ich odoslania iným kanálom
• Evidovanie údajov o doručení
• Evidovanie údajov o konaniach (správnych alebo  iných): ich stavoch, lehotách, účastníkoch
• Evidovanie údajov viažúcich sa na rozhodnutie – možnosť odvolania, právoplatnosť a vykonateľnosť

Funkcionalita modulu ePodateľňa je orientovaná na prácu so spismi a dokumentmi. Na úrovni tohto modulu nie je podstatné, akých služieb sa spisy týkajú. Agendovo špecifické vybavovanie podaní k jednotlivým službám je riešené špecifickými modulmi eGov služieb DCOM. Na úrovni ePodateľne je spis chápaný všeobecne ako súbor dokumentov s prípadnými prílohami. Modul je teda možné využiť na riešenie ľubovoľnej agendy.

Viac informácií o spisoch nájdete v samostatnej kategórií Spisy.

Prepojenia na iné systémy

Modul ePodateľňa je integrovaný na rôzne ďalšie moduly DCOM. Detailný popis technických integrácií nie je predmetom používateľskej príručky, ale pre lepšie pochopenie funkcionality je užitočný aspoň zjednodušený prehľad kľúčových prepojení:

• Registratúra – ak obec disponuje systémom ISO Registratúry, modul ePodateľňa do nej zakladá všetky prijímané aj vytvárané úradné dokumenty. Registratúra je zdrojom registratúrnych čísel pre dokumenty a spisy.

V prípade absencie ISO Registratúry vyžaduje ePodateľňa manuálne zadávanie registratúrnych čísel úradníkmi. Predpokladá sa, že ich čerpajú z registratúrneho denníka obce, ktorý je obec povinná si viesť.

• UPVS (Ústredný portál verejnej správy) – ePodateľňa prijíma elektronické dokumenty (podania, doručenky, apod.) doručené do dátovej schránky obce v eDesku ÚPVS, a umožňuje elektronické odosielanie úradných dokumentov do dátových schránok občanov a firiem.
• Špecifické moduly DCOM – prijaté podanie, ku ktorému je k dispozícii špecifický agendový modul DCOM, je do tohto modulu posunuté po úvodnej kategorizácii a zaradení do spisu v ePodateľni. Zároveň ePodateľňa umožňuje špecifickým modulom, aby do spisu vkladali rozpracované či finálne úradné dokumenty.

Používateľské roly a oprávnenia

Základné používateľské roly a oprávnenia modulu ePodateľňa sú nasledovné:

Úradník vybavujúci spisy má oprávnenie:

• vykonávať všetky aktívne operácie nad spisom, v ktorom je uvedený ako riešiteľ
• vytvárať nové úradné dokumenty do svojho spisu alebo mimo spis (rozpracované)
• nakladať s úradnými dokumentmi mimo spisu, ktoré sám vytvoril

Dispečer má oprávnenie:

• prideľovať nové prijaté úradné dokumenty riešiteľom
• prideľovať registratúrne čísla dokumentu (ak nie je ISO registratúra)

Riadiaci pracovník má oprávnenie:

• meniť pridelenie spisov v rámci obce iným riešiteľom
• schvaľovať úradné dokumenty určené na odoslanie

Okrem týchto základných rolí umožňuje ePodateľňa prideliť používateľom aj nasledovné rozširujúce oprávnenia. Toto poskytuje konkrétnej obci flexibilitu v riadení prístupu jednotlivých pracovníkov k spisom a dokumentom v rámci obce.

Právo čítania zoznamu spisov a dokumentov umožňuje:

• vidieť základné údaje o všetkých spisoch a dokumentoch v rámci obce

Právo čítania obsahu spisov a dokumentov umožňuje:

• vidieť obsah všetkých spisov a dokumentov v rámci obci

Externé subjekty – fyzické a právnické osoby – majú na verejnom portáli DCOM sprístupnenú funkcionalitu náhľadu do spisov:

• v ktorých figurujú ako účastníci konania resp. zúčastnené osoby
• v ktorých sa nachádzajú dokumenty nimi zaslané alebo im doručované

Náhľad zahŕňa tieto atribúty:

• názov a číslo spisu
• stav spisu
• dátum založenia
• riešiteľ
• zoznam dokumentov v spise
• názov a zdroj dokumentu
• odosielateľ / adresáti dokumentu
• názov a obsah jednotlivých častí dokumentu.

Externé subjekty teda nemajú možnosť vidieť poznámky k spisom a dokumentom, atribúty konania atď.

Obmedzenia náhľadu do spisov:

• V prípade zberných spisov je náhľad obmedzený len na dokumenty, pri ktorých externý subjekt figuruje ako odosielateľ alebo adresát.
• Dokumenty označené ako Dôverné sú externému subjektu zobrazované, len ak pri nich figuruje ako odosielateľ alebo adresát.
• Zobrazované sú len dokumenty v stave Finálny
• Externému subjektu nie je sprístupnený obsah dokumentu, kde subjekt figuruje na zozname adresátov, pokiaľ nie je zaevidované doručenie aspoň jednému z adresátov.

Príklady použítia a postupy nájdete aj v článkoch Asistované podanie, Spracovanie podania, Chybné podania, Elektronické spracovanie podania , eFormuláre.

Videonávody nájdete v článku Videonávody elektronickej komunikácie