Pri doručovaní odosielaných správ z IS DCOM prostredníctvom ÚPVS v systéme po schválení prebieha niekoľko procesov. Niektoré procesy vykonáva používateľ a niektoré vykonáva systém automaticky. Pre monitorovanie týchto procesov slúžia dva prehľady:
- Odosielané správy - sú to správy, ktoré sa aktuálne odosielajú a ich trvanie neprekročilo štandardné doby, ktoré systém potrebuje na ich uskutočnenie. Na ich zobrazenie je vytvorený report v ePodateľni DCOM.
- Neodoslané správy - sú to správy, ktoré sa aktuálne odosielajú, ale ich trvanie prekročilo štandardné doby na odoslanie, preto ich systém považuje za problematické a upozorňuje používateľov na túto skutočnosť. Neodoslané správy sa zobrazujú v reporte v e-podateľni a každé ráno príde pužívateľom taktiež notifikácia so zoznamom neodoslaných správ za predchádzajúci deň.
Report neodoslaných správ a takisto ranná notifikácia je dôležitá vec, pretože používateľov IS DCOM upozorňuje, že niečo nie je v poriadku a je potrebné uskutočniť konkrétnu nápravu.
Špeciálnymi pohľadmi na neodoslané správy sú tabuľky neodoslaných zásielok správ a nedoručených zásielok správ. Tie reprezentujú pohľad nielen na samotný doručovaný dokument, ale aj na zásielku každému adresátovi zvlášť. Nedoručené zásielky správ sú tie, ktoré doručené do eDesku adresáta boli, ale zásielka nebola prevzatá, alebo ÚPVS nepotvrdilo doručenie, preto majú samostatnú tabuľku.
Pri neodoslaných správach tabuľka v prvom stĺpci obsahuje priamo link na odosielaný dokument, kde je možné overiť podrobnosti doručovania aj s dátumami. Príčiny môžu byť rôzne. Najčastejšie nezadanie povinných náležitostí pre zaregistrovanie dokumentu a jeho vloženie do spisu, alebo častou príčinou býva ak je príloha nekompatibilná s PDF A/1. Tieto príčiny vie používateľ odstrániť sám. Niekedy príčinu používateľ sám neodhalí a je potrebné napísať nový ticket cez Service desk.
TIP: Zásielky správ (Neodoslané a/alebo Nedoručené) sa zobrazia kliknutím na konkrétnu správu (v prvej tabuľke) v ktorej vznikli, aby bolo jasné "čo neodišlo elektronicky cez ÚPVS" a "čomu bolo chybne cez ÚPVS zaevidované doručenie".
TIP: Po otvorení pohľadu Neodoslané, Neodoslané systém zobrazuje tri mesiace dozadu. Môžete si nastaviť aj inú časovú "hĺbku" zadaním dátumu "Od".