Po spracovaní podania (Vytvorení rozhodnutia vo veci na základe podania od obyvateľa obce) mimo systém miniDCOM+ je potrebné rozhodnutie odoslať elektronicky obyvateľovi obce (ak má aktivovanú elektronickú schránku na doručovanie).
Vyhľadanie predošlého podania
Najskôr je potrebné v ePodateľni vyhľadať spis a v ňom záznam elektronického podania, na ktoré chceme ako odpoveď odoslať rozhodnutie (resp. inú formu odpovede).
Vyhľadanie je možné vykonať cez spisy, alebo priamo cez vyhľadanie dokumentu. Pri vyhľadávaní použijeme známe identifikačné údaje (napríklad dátum spracovania podania, alebo názov, alebo podľa čísla spisu, ktorý je väčšinou uvedený na vytlačenom rozhodnutí).
Výber akcie pre vytvorenie elektronického rozhodnutia
Pre vyhľadané elektronické podanie iniciujeme vytvorenie „Zjednodušenej odpovede“ akčným tlačidlom na začiatku riadku záznamu dokumentu (1) a následne v menu výberom položky „Zjednodušená odpoveď“ (2).
Vyplnenie formulára
Formulár aj proces zjednodušenej odpovede (rozhodnutia vo veci) je upravený tak, aby bol čo najjednoduchší na ovládanie a čo najrýchlejší na dobu spracovania. Jedná sa o nasledovné údaje:
- Vec (Predmet)
Uvedie sa o akú formu odpovede sa jedná, napríklad to môže byť rozhodnutie, zmluva, atď.
Formulár obsahuje preddefinovaný text, ktorý hovorí o tom, že je to elektronické rozhodnutie, ktoré ma obsah v prílohe, resp. vo viacerých prílohách. Obec môže text prepísať na akýkoľvek, prípadne môže dopísať svoj text v inom jazyku, napr. v jazyku národnostnej menšiny (3).
- Registratúrne číslo
Uvedie sa registratúrna značka, ktorá je uvedená na podklade rozhodnutia (4).
- Príloha
Do prílohy sa vloží oscanované rozhodnutie vo forme PDF, prípadne je už PDF podklad vyexportovaný z IS obce, v ktorom bolo rozhodnutie vytvorené. Pridanie prílohy sa iniciuje tlačidlom + znázornené pri prílohe..
Odoslanie
Odoslanie je iniciované priamo z formulára tlačidlom „Potvrdiť“ (7). Systém miniDCOM+ rozhodnutie v elektronickej forme podpíše zaručenou elektronickou pečaťou obce a odošle do eDesk schránky obyvateľa obce.
Obyvateľ obce sa oboznámi s rozhodnutím, ktorého obsah je v prílohe. Po prevzatí rozhodnutia obyvateľom obce UPVS odošle obci doručenku, ktorá sa spracuje analogicky ako podanie.