Poradové číslo – vyjadruje poradové číslo dokumentu v danom spise. V prípade, že dokument je preradený do iného spisu, príslušné číslo v pôvodnom spise ostane nevyužité. Preto môže číslovanie byť nespojité.
Zdroj dokumentu môže byť:
- Prijatý – úrad ho prijal od externého subjektu (vrátane podania s obsluhou)
- Vytvorený – vznikol z činnosti úradu, môže no nemusí mať aj adresáta
Stav dokumentu môže byť:
- Rozpracovaný
- V registrácii – Prijatý dokument ktorý prechádza procesom príjmu, alebo Vytvorený dokument keď prechádza procesom registrácie (pred zaradením do spisu resp. odoslaním)
- V schvaľovaní - Vytvorený dokument prechádzajúci procesom schvaľovania
- Finálny – dokument vo finálnom stave, teda Prijatý ktorý ukončil prechod procesom príjmu, alebo Vytvorený ktorý úspešne ukončil prechod procesom registrácie (vrátane prípadného schvaľovania)
- Zamietnutý – dokument ktorý bol daný na odoslanie ale bol zamietnutý
Možné akcie:
Nový dokument: umožňuje vytvoriť do spisu nový dokument, bude popísané v neskoršej kapitole.
Akcie nad záznamom v tabuľke, teda nad konkrétnym dokumentom:
AKCIA |
POPIS |
Zobraziť |
Prechod na detail dokumentu, bude popísané v neskoršej kapitole |
Presunúť |
Používateľ má možnosť presunúť dokument zo svojho otvoreného spisu do iného svojho otvoreného spisu. Presunúť je možné len dokument v stave Finálny alebo Zamietnutý. |
Odovzdať |
Dokument v stave Finálny zo svojho spisu môže používateľ odovzdať inému používateľovi. Nový vlastník dokumentu dostane do Dennej agendy úlohu na kategorizáciu dokumentu, takmer identickú s príjmom nového podania. Pri dokumente bude uvedené od koho bol prebratý, a prípadná poznámka. Ak z odovzdaného dokumentu príjemca vytvorí spis a založí v ňom konanie, konaniu bude priradený stav V riešení s dátum začiatku podľa nasledovnej logiky:
Poznámka: v rámci kategorizačnej úlohy z dennej agendy sa vykonáva aj výber súvisiaceho dokumentu, ktorý nahrádza pôvodne zaevidovanú väzbu na súvisiaci dokument. |
Nový súvisiaci |
Rovnaká funkcionalita ako Nový dokument, s tým rozdielom že nový dokument bude automaticky naviazaný na východiskový dokument. |
Zmazať |
Zmazať je možné len dokument v stave Rozpracovaný alebo Zamietnutý, prípadne v stave Finálny ak dokument nebol nikomu odosielaný. |