1. Pred-registrácia nového dokumentu ak už existuje spis konania. 

1.1  Aktivujte v predmetnom spise konania akciu „Nový dokument“. Predpokladom pre tento postup je teda vytvorený spis. 

1.2 V časti Základné údaje vyberte „Typ dokumentu“ a vpíšte „Vec (predmet)“. Tieto dva atribúty je potrebné vyplniť ešte pred pred-registráciou dokumentu. 

1.3 Pre pred-registrovanie novo-vytváraného dokumentu aktivujte akciu „Zaregistrovať dokument“. 

1.4 Po aktivácii akcie „Zaregistrovať dokument“ Vás systém ešte pre kontrolu upozorní, že atribút „Vec (predmet)“ nebude možné zmeniť taktiež ako následne pred-registrované registratúrne číslo. Pre pokračovanie aktivujte akciu „Zaregistrovať“. 

1.5 Systém vytvorí v spolupráci s Registratúrou ISO pred-registráciu dokumentu. Na nasledujúcom obrázku je možné vidieť, že hodnoty atribútov „Vec (predmet)“ a „Reg. číslo“ sú neaktívne, tzn. nie je možné ich nijako meniť. 

1.6 Následne je možné dokončiť vytváraný dokument rovnakým spôsobom ako typické dokumenty bez pred-registrácie s tým rozdielom, že v tomto prípade už je možné použiť reg. číslo vytváraného dokumentu ktoré si skopírujete z atribútu „Reg. číslo“, na obrázku je to 00137/2024 ,môžete ho používať ako referenciu v texte správy alebo v prílohách alebo ako referenciu z iných dokumentov, prípadne spisov. 

2. Pred-registrácia nového dokumentu ak ešte neexistuje spis. 

2.1 Postup začatia vytvárania nového dokumentu ak ešte neexistuje spis sa uplatňuje vtedy ak obec koná tak, že prvým dokumentov v spise je práve predmetný nový dokument. To je rozdiel oproti typickému konaniu, kedy obec koná na základe podania. 

2.2 Aktivujte v intranete obce akciu „Nový dokument“. 

2.3 Systém otvorí nové okno prehliadača s ePodateľňou a ňom otvorí formulár pre vytváranie nového dokumentu. Systém predvolene vyberie pre spis možnosť „Existujúci spis“. Používateľ túto možnosť následne prepne a vyberie „Nový spis“. Systém následne zmení formulár pre nový dokument tak, že pre nový spis prispôsobí zadávacie parametre. Používateľ pre zadanie nového spisu vpíše názov spisu, z číselníka vyberie reg. značku vyhľadávaciu cez lupu a následne aktivuje akciu „Založiť spis a vybrať“. 

2.4 ePodateľňa prostredníctvom Registratúry ISO vytvorila pre nový dokument spis „NOVYTEKOV-TEST-00035/ADM-2024“ do ktorého sa po finalizácii nový dokument uloží. Toto číslo spisu sa už nebude meniť a preto ho je možné použiť ako referenciu v iných dokumentoch, spisoch alebo prílohách. 

2.5 Nový dokument sa následne sfinalizuje typickým spôsobom s následnou registráciou, alebo s pred-registráciou ako bolo uvedené v predchádzajúcom článku „Pred-registrácia nového dokumentu ak už existuje spis“.