Nové podanie, akonáhle ho modul ePodateľňa preberie z elektronickej schránky obce, prípadne je do ePodateľne vložené formou podania s obsluhou, sa stáva dokumentom a je dostupné aj cez evidenčnú časť aplikácie. Bolo by však neefektívne, ak by pracovníci úradu museli aktívne prehľadávať evidenciu dokumentov a vyhľadávať novo pribudnuté. Preto je využitá procesná časť aplikácie, v ktorej je definovaný proces Príjem nového podania/dokumentu.

Prvá používateľská úloha tohto procesu je Prideľ registratúrne číslo / riešiteľa.  Táto úloha je pridelená skupine Dispečeri. Ktorýkoľvek pracovník obce s takouto rolou môže v komponente Denná agenda/Moje úlohy v priečinku Dispečeri vidieť zoznam takýchto úloh čakajúcich na spracovanie a vyvolať nad nimi akciu Prijať a vykonať.

Následne môže takúto úlohu spracovať. Nasledujúci obrázok ukazuje obrazovku, slúžiacu na spracovanie tejto úlohy.

Registratúrne číslo: ak k systému je integrovaná ISO registratúra, registratúrne číslo dokumentu bude pridelené automaticky. Ak registratúra integrovaná nie je, dispečer musí manuálne zadať číslo pridelené novému dokumentu z registratúrneho denníka obce.

Riešiteľ: Dispečer musí vybrať riešiteľa podania, zo zoznamu používateľov s právom vybavovať spisy. Obrazovka umožňuje dispečerovi zobraziť obsah prijatého podania, kliknutím na jeho formulárovú časť a prípadné prílohy. Obsah sa zobrazí v novej záložke prehliadača, následne je potrebné ju zavrieť. Na základe prezretia obsahu dispečer určí riešiteľa príslušného podania. Pri dokumentoch nadväzujúcich na existujúce konanie môže byť pre správne určenie riešiteľa potrebné napr. vyhľadať existujúci spis v evidencii obce. Popri komponente dennej agendy môže dispečer mať paralelne otvorenú evidenčnú časť modulu ePodateľňa, a ak mu to umožňujú jeho používateľské oprávnenia, vyhľadať súvisiaci spis a zistiť jeho riešiteľa.

Aplikácia umožňuje, aby sa riešiteľom stal aj samotný dispečer.

Potvrdením zadaných dát je táto používateľská úloha splnená. Ďalšia úloha v procese – kategorizácia prijatého podania – je priradená na meno zvolenému riešiteľovi.

Príkladný postup nájdete aj v článku Vytvorenie registratúrneho čísla.