Užívateľská rola: Úradník vybavujúci spisy

Detail bežného nehybridného spisu s podporou správneho konania

• Vec - Riešiteľ spisu má možnosť upraviť názov spisu, teda pole „Vec". Urobí tak kliknutím na pole, vpísaním nového textu a uložením.
• Vlastník - vlastník spisu alebo Riadiaci pracovník má možnosť predeliť spis inému riešiteľovi alebo má možnosť pridať spoluriešiteľa/ov spisu. Ten dostane notifikáciu v rámci Mojich úloh.
•  
• Číslo spisu –
  • Ak nie je integrovaná ISO Registratúra, môže riešiteľ spisu prečíslovať otvorený spis. Rozdiel oproti oprave čísla je v tom, že pri prečíslovaní zostáva pôvodné číslo evidované ako historické číslo spisu, a spis bude pod ním naďalej vyhľadateľný, hoci zobrazované bude nové číslo. Typickým príkladom môže byť prečíslovanie spisu pri prechode do nového roka. História čísel spisu sa zobrazí, keď používateľ myšou postojí nad aktuálnym číslom spisu v detaile spisu.
  • Ak nie je integrovaná ISO Registratúra, môže riešiteľ spisu opraviť registratúrne číslo otvoreného spisu (pre prípad že došlo k preklepu pri jeho zadávaní).

Akcie:

• Uzavrieť - Po vybavení spisu môže používateľ pristúpiť k jeho uzavretiu. Uzavretie nie je možné, ak v spise je aktívne konanie so stavom iným ako Rozhodnuté alebo Zastavené, alebo ak v spise je dokument ktorý prechádza procesom schvaľovania alebo odosielania. Údaje v uzavretom spise nie je možné upravovať, ani do neho pridávať ďalšie dokumenty.
• Postúpiť - Ak je spis potrebné postúpiť inému orgánu, táto akcia umožňuje takéto postúpenie zaevidovať, aj s uvedením názvu orgánu a prípadnej poznámky. UPOZORNENIE: ide o čisto evidenčný úkon. Samotné postúpenie musí byť urobené manuálne. Predpokladá sa, že úradník si jednotlivé dokumenty spisu vytlačí a v tejto podobe ich postúpi. Aplikácia eviduje len stav spisu ako Postúpený, ale samotné postúpenie nerealizuje. Zaevidovanie postúpenia nie je možné, ak v spise je dokument ktorý prechádza procesom schvaľovania alebo odosielania.
• Zmeniť na zberný – Zmena bežného spisu na zberný
• Znovu otvoriť - Uzavretý spis môže jeho riešiteľ znova otvoriť.

Detail Hybridného spisu

Obrazovka detailu spisu obsahuje základné údaje o spise a niekoľko záložiek s detailnými informáciami. Priamo nad spisom je možné vykonať nasledovné akcie (väčšina sa vyvoláva akčnými tlačidlami v hornom paneli):

• Vec - Riešiteľ spisu má možnosť upraviť názov spisu, teda pole „Vec". Urobí tak kliknutím na pole, vpísaním nového textu a uložením.
• Vlastník - vlastník spisu alebo Riadiaci pracovník má možnosť predeliť spis inému riešiteľovi alebo prideliť práva pre spoluriešiteľa spisu. Ten dostane notifikáciu v rámci Mojich úloh.
• Číslo spisu – toto číslo je dané automaticky z ISO registratúry
• Registratúrna značka – charakter spisu sa môže počas roka zmeniť a preto je možné zmeniť registratúrnu značku. Po zmene registratúrnej značky sa táto zmena prenesie aj do ISO registratúry.

Akcie:

• Uzavrieť - Po vybavení spisu môže používateľ pristúpiť k jeho uzavretiu. Uzavretie nie je možné, ak v spise je aktívne konanie so stavom iným ako Rozhodnuté alebo Zastavené, alebo ak v spise je dokument ktorý prechádza procesom schvaľovania alebo odosielania. Údaje v uzavretom spise nie je možné upravovať, ani do neho pridávať ďalšie dokumenty.
• Postúpiť - Ak je spis potrebné postúpiť inému orgánu, táto akcia umožňuje takéto postúpenie zaevidovať, aj s uvedením názvu orgánu a prípadnej poznámky. UPOZORNENIE: ide o čisto evidenčný úkon. Samotné postúpenie musí byť urobené manuálne. Predpokladá sa, že úradník si jednotlivé dokumenty spisu vytlačí a v tejto podobe ich postúpi. Aplikácia eviduje len stav spisu ako Postúpený, ale samotné postúpenie nerealizuje. Zaevidovanie postúpenia nie je možné, ak v spise je dokument ktorý prechádza procesom schvaľovania alebo odosielania.
• Zmeniť na zberný – Zmena bežného spisu na zberný
• Znovu otvoriť - Uzavretý spis môže jeho riešiteľ znova otvoriť.