V súčasnosti musí orgán verejnej moci vyhotoviť listinný rovnopis podľa zákona č. 305/2013 Z.z. Zákon o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (Zákon o e-Governmente) §31 a) v prípadoch, ak:
elektronická schránka adresáta nie je aktivovaná na doručovanie,
osobitný predpis ustanovuje, že sa doručuje výlučne v listinnej podobe,
sa doručuje osobám vo výkone trestu odňatia slobody, vo väzbe, osobám umiestneným v zariadeniach na výkon ústavnej starostlivosti a ochrannej výchovy,
sa doručuje tomu, kto požíva diplomatické výsady a imunity
Ak osoba nemá aktivovanú elektronickú schránku na doručovanie, alebo sa ustanovenia o elektronickom doručovaní nepoužijú, vzniká povinnosť vyhotoviť listinný rovnopis elektronického úradného dokumentu. Pri jeho vyhotovovaní orgán verejnej moci transformuje elektronický úradný dokument do listinnej podoby tak, že ho vytlačí.
Po vytlačení listinného rovnopisu vyhotoví doložku o autorizácii k elektronickému úradnému dokumentu.
Každý rovnopis obsahuje len jednu doložku o autorizácii, bez ohľadu na počet priložených príloh. Doložka o autorizácii sa vyhotovuje na osobitnom papieri, ktorý sa následne priloží a spojí sa s vytlačeným listinným rovnopisom.
Od 1.7.2022 bol zmenený formulár doložky o autorizácii. V novej verzii formulára autorizačnej doložky sa v rámci polí „Deklarovaný dátum a čas autorizácie“ a „Dátum a čas vystavenia kvalifikovanej časovej pečiatky“ zobrazuje aj údaj o časovom pásme, v ktorom je dátum a čas uvedený. V prípade doložiek o autorizácii vydaných k elektronickým úradným dokumentom, ktoré vznikli a boli autorizované v IS DCOM bude tento údaj vždy predstavovať lokálny čas, to znamená pre dokumenty autorizované počas platnosti stredoeurópskeho času („SEČ“ alebo „zimný čas“) to bude hodnota „+01:00“ a počas platnosti stredoeurópskeho letného času („SELČ“ alebo „letný čas“) to bude hodnota „+02:00“. Tieto hodnoty predstavujú posun vopred voči koordinovanému svetovému času („UTC“).
Listinné rovnopisy sa tlačia z PDF tlačového súboru, ktorý automaticky predpokladá obojstrannú tlač, kde sa na jednu stranu listu vytlačí rozhodnutie a na druhú stranu listu sa vytlačí doložka o autorizácii tak, ako ukazuje nasledovný príklad.
