Schvaľovanie sa vykonáva na základe úlohy v Mojich úlohách, ktorá vznikne po tom ako úradník zostavujúci príslušný dokument ho zadá na odoslanie. Osobe, ktorá dokument vytvorila a je zároveň aj schvaľovateľom, úloha v mojich úlohách nevznikne, pretože dokumenty systém automaticky schváli. V závislosti od zvolenej formy odoslania dokumentu prichádzajú do úvahy tri možnosti:

• Dokument sa odosiela výlučne elektronicky - schvaľovanie znamená odsúhlasenie dokumentu schvaľovateľom, na základe čoho bude dokument odoslaný do elektronickej schránky adresáta (adresátov).
• Dokument sa odosiela niektorým adresátom elektronicky a niektorým neelektronicky – pri schvaľovaní sa predpokladá súčasné vytlačenie a podpísanie potrebných papierových exemplárov
• Dokument sa odosiela výlučne neelektronicky - pri schvaľovaní sa predpokladá súčasné vytlačenie a podpísanie potrebných papierových exemplárov

Nasledujúci obrázok znázorňuje obrazovku, prislúchajúcu k úlohe v Mojich úlohách na schválenie dokumentu.

Pri elektronickom odosielaní dokumentu prichádza do úvahy jeho elektronické podpísanie. V aktuálnej implementácii systému DCOM však o ňom nerozhoduje používateľ v tomto kroku, je realizované po schválení automaticky, s využitím elektronickej pečate obce zaregistrovanej v UPVS. Takéto podpísanie sa realizuje len pri dokumentoch, ktoré boli zostavené na formulároch vyžadujúcich takéto podpísanie (napr. dokumenty rozhodnutí).

Ak je dokument odosielaný výlučne elektronicky, autor dokumentu dostane do

Mojich úloh notifikáciu o schválení dokumentu a jeho odoslaní. Ak je aspoň jeden exemplár odosielaný inak ako elektronicky, autor dokumentu dostáva do Mojich úloh úlohu na zaevidovanie dátumu odoslania neelektronických exemplárov.

V prípade, že sa riadiaci pracovník rozhodne dokument neschváliť, zapíše dôvod zamietnutia a vyvolá akciu Zamietnuť. Autor dokumentu dostane do Mojich úloh notifikáciu o zamietnutí dokumentu. Dokument zostáva v stave Zamietnutý a používateľ môže dokument odstrániť.

V prípade, že sa schvaľovateľ rozhodne dokumentu vrátiť na prepracovanie autorovi dokumentu je potrebné zakliknúť vrátiť na prepracovanie a zapísať dôvod prepracovania. Systém vytvorí notifikáciu pre autora dokumentu, kde je potrebné dokument prepracovať podľa dôvodu. Systém presmeruje autora dokumentu na detail dokumentu, kde autor iba klikne na dopracovať dokument. Zobrazí sa mu obrazovka vytvorenia nového dokumentu, kde sú vyplnené dáta ako formulár, adresáti, vec. Je potrebné ale doplniť číslo spisu a názov spisu po prípade názov spisu a reg. značku.

Po schválení dokumentu Schvaľovateľom sa dokument odosielaný v elektronickej forme odosiela automaticky. Po úspešnom odoslaní sa riešiteľovi automaticky vytvorí úloha v Mojcih úlohách, ktorá ho upozorní na to, že dokument bol odoslaný.

Dôležité upozornenie - Je potrebné sledovať stav odoslania odosielaného dokumentu v jeho záložke "Údaje o odoslaní" kde sa stav tesne po schválení zmení na "Odosiela sa" a po vytvorení EÚD a odoslaní na "Odoslaný". Ak ani po nejakej dobe (orientačne 10 minút) stav nezmení, je potrebné informovať sa na Callcentre DCOM na príčinu, alebo zaevidovať ticket v Servicedesku DCOM. V ojedinelých prípadoch sa môže objaviť aj iný stav neodoslania, napríklad "Zrušený" a vtedy je potrebné použiť dodatočné odoslanie, resp. ak sa ani napriek tomu dokument neodošle, tak je tiež potrebné  informovať sa na Callcentre DCOM na príčinu, alebo zaevidovať ticket v Servicedesku DCOM.