Riešenia vychádza zo súčasného právneho stavu na úrovni zákona č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente) (ďalej len „zákon o e-Governmente“), ako aj vyhlášky Úradu podpredsedu vlády Slovenskej republiky pre investície a informatizáciu č. 331/2018 Z. z. o zaručenej konverzii (ďalej len „vyhláška o zaručenej konverzii“).

Účel zaručenej konverzie

Zákon o e-Governmente definuje konverziu ako postup, pri ktorom je celý, bežne zmyslami vnímateľný, informačný obsah pôvodného dokumentu transformovaný do novovzniknutého dokumentu. Tento návrh riešenia sa zaoberá konverziou z elektronickej podoby do listinnej podoby.

Zaručenou konverziou je špecifický typ konverzie, ktorý zachováva právne účinky pôvodného dokumentu, t. j. novovzniknutý dokument zo zaručenej konverzie má identické právne účinky ako pôvodný dokument:

• novovzniknutý dokument zo zaručenej konverzie, ktorý je neoddeliteľne spojený s osvedčovacou doložkou, má rovnaké právne účinky a je použiteľný na právne účely v rovnakom rozsahu ako pôvodný dokument, ktorého transformáciou vznikol (právne účinky konvertovaného dokumentu sa v procese zaručenej konverzie teda ani nezvyšujú ani neznižujú),
• novovzniknutý dokument zo zaručenej konverzie verejnej listiny, ktorý je neoddeliteľne spojený s osvedčovacou doložkou, je rovnako verejnou listinou.
• Ak sa vykonáva zaručená konverzia dokumentu, ktorý vznikol zaručenou konverziou, súčasťou pôvodného dokumentu je aj osvedčovacia doložka z predchádzajúcej konverzie:
• v prípade listinného dokumentu, ktorý vznikol zaručenou konverziou, ide o celý listinný dokument neoddeliteľne spojený s osvedčovacou doložkou (spravidla zošitý alebo spojený stužkou, pričom toto neoddeliteľné spojenie je označené pečiatkou osvedčujúcej osoby tak, aby každý zásah do obsahu spojených listín bol identifikovateľný),
• v prípade elektronického dokumentu,  ktorý vznikol zaručenou konverziou (resp. aj viacerých elektronických dokumentov) je tento spolu s osvedčovacou doložkou umiestnený v podpisovom kontajneri, v ktorom je umiestnený aj kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovaná elektronická pečať osvedčujúcej osoby, ktorou sú spoločne autorizované všetky elektronické dokumenty umiestnené v tomto kontajneri, spolu s osvedčovacou doložkou.

Postup zaručenej konverzie je možné aplikovať opakovane, t.  j. do procesu zaručenej konverzie môže vstupovať aj dokument, ktorý sám zaručenou konverziou vznikol. Všetky predchádzajúce osvedčovacie doložky sa postupne zahrňujú do ďalšej zaručenej konverzie.

Zodpovednosť úradníkov obce/mesta

Úradník obce/mesta (...osoba), ktorá vykonáva zaručenú konverziu, zodpovedá za dodržanie podmienok zaručenej konverzie, ale nezodpovedá za pravdivosť alebo úplnosť údajov, ktoré tvoria informačný obsah pôvodného dokumentu a sú prenesené do informačného obsahu novovzniknutého dokumentu. V praxi to znamená, že dokument vytvorený zaručenou konverziou nepotvrdzuje pravdivosť údajov v ňom uvedených, potvrdzuje, že dokument obsahuje identické údaje ako pôvodný dokument, k čomu je priložený popis spôsobu, akým bol pôvodný dokument autorizovaný a aké bezpečnostné prvky obsahuje. Osoba, ktorej je dokument vytvorený procesom zaručenej konverzie predložený, a ktorá ho spracováva v konaní (t. j. nie pracovník vykonávajúci zaručenú konverziu), musí teda preveriť nielen informačný obsah, ale aj ďalšie náležitosti pôvodného dokumentu, napr. či bol úkon ním reprezentovaný vykonaný v požadovanej forme a autorizovaný príslušnou oprávnenou osobou.