Obrazovka vytvorenia dokumentu sa používa pri vytváraní nového úradného dokumentu obcou, ako aj pri dopracovávaní skôr vytvoreného návrhu dokumentu, ktorý bol uložený ako Rozpracovaný.
Na obrazovku sa teda používateľ môže dostať nasledovnými spôsobmi:
- Z intranetu obce
- Na obrazovke vyhľadávania dokumentov vyvolá akciu Nový dokument
- pri vytváraní dokumentu bude mať používateľ možnosť vybrať si, či dokument zaradí do niektorého z existujúcich spisov, vytvorí nový spis, alebo dokument uloží ako Rozpracovaný zatiaľ mimo spisu. - V detaile dokumentu, ktorý je v stave Rozpracovaný, vyvolá akciu Dopracovať
- na obrazovku sa dotiahnu údaje skôr uloženého rozpracovaného dokumentu
- V detaile spisu vyvolá akciu Nový dokument
- Nový dokument bude automaticky zaradený do východiskového spisu - V zozname dokumentov v spise nad dokumentom vyvolá akciu Nový súvisiaci - Nový dokument bude automaticky zaradený do východiskového spisu a východiskový dokument bude uvedený ako Súvisiaci dokument
- Obrazovka nižšie znázorňuje vytvorenie nového dokumentu z intranetu obce alebo z obrazovky vyhľadávania dokumentov z e-podateľne.
Obrazovka je rozdelená na niekoľko sekcií.
Dokument:
- Základné údaje: základné atribúty dokumentu. Ak nie je integrovaná ISO Registratúra, je potrebné aj manuálne zadanie registratúrneho čísla dokumentu (nie ak je ukladaný ako Rozpracovaný).
- Detaily rozhodnutia: sekcia sa zobrazuje, ak v základných údajoch bol zvolený typ dokumentu Rozhodnutie. Ak je tam oznámenie alebo iné, tak detaily rozhodnutia sa nezobrazia a teda sa nezobrazia pri dokumente ani ďalšie náležitosti.
Spis:
- Zaradenie do spisu: ak obrazovka nebola vyvolaná z konkrétneho spisu, musí používateľ rozhodnúť kam má byť dokument zaradený. Dokument je možné vložiť už do existujúceho spis alebo do nového spisu. V prípade, že si chce dokument len pripraviť je možné dokument nezaradiť a len uložiť ako rozpracovaný.
Doručuje sa:
Je potrebné zadať adresátov dokumentu, prípadných zástupcov na doručenie a spôsob doručenia. Pridanie adresáta sa realizuje akciou Pridať nového adresáta.
Vyhľadanie osoby adresáta a prípadne aj zástupcu na doručenie používateľ realizuje kliknutím na ikonku Pridať nového adresáta. Môže vyhľadať osobu zo zoznamu fyzických alebo právnických osôb alebo skupín evidovaných v systéme DCOM. Ak hľadaná osoba v systéme DCOM zatiaľ nie je evidovaná, je potrebné cez modul Evidencia osôb ju doplniť (tento úkon sa realizuje v module Evidencia osôb).
Počas pridávania adresáta sa systém pokúsi overiť, či má adresát (resp. zástupca, ak sa doručuje zástupcovi) elektronickú schránku aktívnu na doručovanie, inak nedovolí zvoliť elektronický spôsob doručenia. Pri listinnom doručovaní je potrebné zaevidovať doručovaciu adresu, ktorá sa vyberá zo zoznamy adries evidovaných k osobe v rámci modulu Evidencia osôb. Ak požadovaná adresa nie je k dispozícii, je potrebné je v module Evidencie osôb doplniť.
Ak je omylom do zoznamu adresátov pridaná nesprávna osoba, pod ikonou koša je k dispozícii aj zrušenie adresáta zo zoznamu. Ak chcem zvoliť iný spôsob doručenia cez ikonu ceruzku tento spôsob doručenia opravíme.
Pri pridávaní skupín systém automaticky overí aktívne el. schránky a doplní spôsob doručenia. Systém doplní iba dva spôsoby a to ak je schránka aktívna doplní Elektronicky ÚPVS a ak nie je, tak systém doplní listinne s doručenkou. Preto je potrebné spôsoby doručenia upraviť podľa spôsoby akým budú zásielky odoslané.
Tip: Pri vytvorení dokumentu zo spisu systém navrhne zoznam adresátov z účastníkov konania– ak je v spise evidované konanie. Alternatívne, ak je dokument naviazaný na skôr prijaté podanie, navrhne za adresáta odosielateľa uvedeného podania. Takto navrhnutí adresáti však budú mať vyplnený spôsob doručenia a to ak je schránka na el. doručenie aktívna tak systém automaticky predvolí Elektronicky ÚPVS ak nie, tak systém automaticky predvolí listinne s doručenkou. Samozrejme kliknutím na ceruzku je možné spôsob doručenia zmeniť.
Je možné medzi adresátov vybrať aj skupinu osôb. Je dôležité, aby pri vytváraní skupiny boli osoby skonsolidované a každá osoba mala adresu. Ak vyberiete skupinu a v skupine sa nachádza nejaká osoba, ktorá nemá adresu, túto osobu systém nepridá. Po potvrdení skupiny Vás systém informuje o osobách, ktoré nebudú pridané medzi adresátov v dokumente, z dôvodu chýbajúcej adresy.
Spôsob doručenia zvolí systém buď na základe overenia aktívnej schránky a teda doplní Elektronicky ÚPVS alebo je potrebné zvoliť iný spôsob podľa odoslania zásielok. Ak systém predvolí Elektronicky ÚPVS to znamená, že adresát má aktívne el. schránku. Systém na základe overenia aktuálneho stavu schránky adresáta (t.j. aktivovaná alebo neaktivovaná elektronická schránka na doručovanie na portáli www.slovensko.sk), predvolí v prípade aktivovanej elektronickej schránky spôsob doručenia Elektronicky ÚPVS, a v prípade neaktivovanej elektronickej schránke možnosť Elektronicky ÚPVS nie je dostupná, a je na používateľovi, ktorú z dostupných možností zvolí (listinne s doručenkou, listinne bez doručenky, osobné prevzatie, verejná vyhláška alebo odoslané cez SP). Nato, aby to bolo odoslané elektronicky s doručenkou je potrebné vybrať správny formulár. Pri formulároch je doplnené k názvu formuláru s doručenkou alebo bez doručenky. Pri hlavnom formuláre je potrebné rozlišovať spôsob doručovanie (elektronicky alebo listinne) a formu doručovania. Výber formulára má vplyv na elektronický spôsob doručovania.
Po kliknutí na ceruzku sa zobrazí nové okne kde je možné zmeniť spôsob doručenia po prípade pridať zástupcu.
Obsah: v tejto sekcii používateľ vytvára samotné telo dokumentu. To je typicky tvorené formulárovou časťou a prípadnými prílohami. Kliknutím na ikonku lupy pri hlavnom formulári používateľ vyvolá špeciálne okno, kde má možnosť výberu jazykovej mutácie a formulára (ak ide o dopracovanie dokumentu, pôvodný výber nie je možné meniť) a vyplnenia resp. úpravu formulárových dát. Výberom formulára zároveň zvolíte formu odosielania dokumentu, napríklad či má byť adresátovi v prípade aktivovanej schránky na doručovanie, dokument doručený do vlastných rúk s fikciou doručenia. Viac informácií súvisiacich s formou odosielania nájdete v článku Hlavný formulár.
Po dokončení vypĺňania formulára volí akciu Uložiť. Zatiaľ nedochádza k skutočnému uloženiu dát do systému, len k ich uloženiu v rámci hlavnej obrazovky na vytváranie dokumentu. Ak zadané dáta nespĺňajú validačné pravidlá konkrétneho formulára, používateľ je na to upozornený, avšak má možnosť v akcii pokračovať.
K dokumentu je možné pridať prílohy – používateľ pridá ako prílohu súbor z počítača. Súčet veľkosti všetkých príloh je maximálne 33 MB.
Ktorúkoľvek časť obsahu dokumentu je možné odstrániť kliknutím na ikonku krížika vedľa príslušnej časti obsahu dokumentu.
Tip: Podpísanie už podpísaného dokumentu (napríklad spoločné podpísanie zmluvy) - priložte ako prílohu už podpísaný dokument v podpisovom kontajneri .asice a označte ho na autorizáciu. (príklad je na spodku nasledujúceho obrázku).
Tip: Pri dokumentoch, ktoré budú ukladané len ako interné, nie je formulárová časť povinná.
Uložiť koncept: používateľ vyberá jednu z možností Rozpracovaný, Interný, Na odoslanie. Interným dokumentom sa chápe dokument, ktorý bude uložený do spisu, ale nikam sa neodosiela ani v budúcnosti nebude odosielať (napr. zápisnica a podobne).
Celú operáciu vytvárania (prípadne dopracovania) dokumentu používateľ potvrdí tlačidlom Potvrdiť. Až tu dochádza k reálnemu uloženiu nových či upravených dát do systému.
Zobraziť náhľad dokumentu – pred odoslaním po vyplnení formuláru si viete skontrolovať formulár cez zobraziť náhľad. Následne ak nie ste spokojný s vizualizáciou je možné formulár upraviť a až potom odoslať.
Ak bola zvolená možnosť potvrdiť dokument, po potvrdení uloženia dokumentu je spustený proces schvaľovania dokumentu, kedy zvolený riadiaci pracovník dostáva do Mojich úloh úlohu rozhodnúť o schválení dokumentu.
Aj je potrebné použiť formulár, ktorý nie medzi formulármi DCOM, postupujte podľa postupu "Vytvorenie nového dokumentu s použitím externého formulára".
Ak obec, resp. mesto nemá registrovanú elektronickú pečať, zobrazí sa chybové hlásenie a nie je možné elektronické doručovania. Viac na tejto linke.