Po pridelení registratúrneho čísla a riešiteľa nám vznikne v dennej agende úloha na kategorizáciu dokumentu. Cez šípku, ktorá znamená „Vykonať úlohu“ sa nám zobrazí okno na kategorizáciu dokumentu, kde si vyplníme potrebné položky (názov spisu, číslo spisu alebo registratúrnu značku, typ dokumentu) a dáme odoslať. V e-Podateľni sa nám vytvorí nový spis k predmetnej veci. 

Pri kategorizácii podania je možné podanie vložiť už do existujúceho spisu. Pri zaradení do spisu ponecháme zakliknutie existujúceho spisu a cez číslo spisu vyhľadáme spis, do ktorého chceme vložiť podanie.  Vyberieme si spis zo zoznamu spisu klikneme na vybrať a následne odoslať. Podanie je vložené do existujúceho spisu. Podanie nie je možné vložiť do bežného spisu, ak sú odosielatelia rôzne osoby.

V prípade ak prihlásený používateľ nie je vlastníkom vyhľadaných už existujúcich spisov, ale len riešiteľom, vo výsledku vyhľadávania je vlastník spisu vizuálne odlíšený kurzívou (viď. v stĺpci Vlastník). Vloženie do spisu je možné  v prípade ak ste vlastníkom alebo riešiteľom.