Po pridelení nového podania dostane jeho riešiteľ v Dennej agende úlohu kategorizácie dokumentu, a teda vloženie dokumentu do spisu.
Obrazovka zobrazuje základné údaje o prijatom podaní, resp. dokumente, a umožňuje zobraziť jeho obsah. Na základe toho je úlohou používateľa zadať nasledovné údaje:
Typ dokumentu: pre podania, ktoré predstavujú nový podnet, je určená možnosť Podanie – Nový podnet. Spracovanie tohto typu dokumentu sa v niektorých nasledujúcich krokoch líši. Ak prijatý dokument nie je novým podnetom, je k dispozícii niekoľko iných možností. Používateľ zvolí tú, ktorá najlepšie vystihuje charakter dokumentu (napr. Odvolanie atď.) Následne sa zobrazí dodatočná kategorizačná sekcia – viď ďalej.
Dôvernosť: dokumenty označené ako Dôverné nebudú sprístupnené k nahliadnutiu externým subjektom iným, ako sú ich odosielatelia resp. adresáti.
Tip: Ak nastal omyl pri pridelení podania riešiteľovi, tlačidlom Preposlať inému riešiteľovi je možné zmeniť riešiteľa.
Služba – ak nový podnet spadá do jednej zo služieb DCOM, používateľ zvolí príslušný modul a službu. Toto zaradenie je nevyhnutným predpokladom na to, aby podanie mohlo byť v ďalšej časti procesu posunuté na detailné spracovanie v špecifickom agendovom module. Ak systém dokáže podľa formulára podania rozoznať typ služby, tieto polia predvyplní.
Miestne a vecne príslušné – používateľ potvrdí, že podanie bolo urobené na správny orgán z hľadiska miestnej aj vecnej príslušnosti. Ak to tak nie je, podanie nebude posunuté do špecifického modulu a používateľ dostane do Dennej agendy úlohu pripraviť odpoveď odosielateľovi podania.
Zaradenie do spisu – používateľ rozhodne o vložení nového podania resp. podnetu do existujúceho zberného spisu, alebo založí k podaniu nový spis. K novému spisu je potrebné zadať aj číslo spisu, v prípade že nie je integrovaná ISO Registratúra. V rámci nového spisu je možné aktivovať aj funkcionalitu konania, o čom rozhoduje používateľ na základe znalosti zákona a obsahu podnetu. Výber typu konania (správne, daňové atď.) má čisto evidenčný význam a na správanie aplikácie nemá žiadny vplyv.
Nový spis môže byť založený ako Zberný, v takom prípade však k nemu nie je možné aktivovať funkcionalitu konania.
Tip: Nový podnet nemôže byť zaradený do existujúceho spisu, ktorý nie je zberným. Bežný spis je určený na riešenie jednej veci.
Zaradenie do spisu – pri zaradení do existujúceho spisu je možné zvoliť akýkoľvek otvorený zberný spis používateľa. Je tiež možné previazať nový dokument na už existujúci dokument.
Pri zaradení do nového spisu a naviazaní na existujúci dokument je dokonca možné súvisiaci dokument preradiť do novozaloženého spisu. Príklad: obecný úrad eviduje v jednom spise hromadne generované rozhodnutia. Ak následne k niektorému z rozhodnutí príde odvolanie, toto odvolanie používateľ vloží do nového spisu a k nemu preradí aj pôvodné rozhodnutie.
Možnosť preradiť súvisiaci dokument do nového spisu bude aktívna, len ak zvolený súvisiaci dokument je možné preradiť podľa kritérií (ide o finálny dokument, aktuálne sa nachádzajúci v otvorenom spise používateľa).
Pri zaradení do nového spisu je možné (avšak nie nevyhnutné) k spisu aktivovať konanie. Používateľ si môže vybrať niektorý z typov konaní (aplikácia nemá odlišné správanie pre rôzne typy konania.)
Upozornenie: založenie konania sa predpokladá len pri tých podnetoch, ktoré sa v zmysle zákona riadia správnym či iným poriadkom. Ak ide o jednoduchý podnet, napr. podnet upozorňujúci na výtlk na ceste a podobne, neodporúčame zakladať konanie. Používateľ má možnosť nechať pole nevyplnené.
Príkladný postup nájdete aj v článku Kategorizácia dokumentu.